Ausência de controles e perda de eficiência em PMEs

*Por Carlos Miyahira

Ao inserir um novo empreendimento no mercado, uma das principais preocupações do gestor é: como atrair clientes, oferecendo um produto de qualidade, para obter o lucro esperado. Porém, muito além deste pensamento, é preciso buscar estratégias que consigam controlar não somente os setores de produção e vendas, mas toda a parte financeira e administrativa do negócio.

Tratando-se de corporações que estão no começo de suas atividades, sobretudo pequenas e médias empresas, esse controle torna-se mais difícil, uma vez que novos negócios ainda têm uma equipe enxuta, e o empreendedor é o grande responsável pela maioria das tarefas da instituição.

Outra dificuldade em aplicar o controle interno é o questionamento que o gestor faz sobre aquela atitude ser realmente necessária, uma vez que recursos terão de ser direcionados para que as empresas possam obter um controle interno realmente eficiente.

Considerada exigente de pessoal e cara, PMEs acabam sentindo a importância dos controles internos quando, infelizmente, falhas operacionais terminam por trazer impactos para o andamento do negócio – impactos estes que podem ter como consequências finais uma perda financeira considerável. Em alguns casos mais extremos, o próprio crescimento ou mesmo continuidade da empresa no mercado ficam comprometidos.

Para visualizarmos melhor este cenário, podemos imaginar, por exemplo, um pequeno negócio do ramo do varejo, lançada no mercado sem qualquer implemento de controles internos. Neste sentido, não contando com controles básicos como a definição de procedimentos que descrevem as principais responsabilidades de cada cargo da empresa ou mesmo controles financeiros, tais como a conciliação bancária ou mesmo uma análise mais rigorosa das contas a pagar, torna-se possível antever alguns problemas centrais:

• A gestão de pessoas fica comprometida, uma vez que, sem uma definição mais clara de responsabilidades, a cobrança por resultados e uma atuação mais eficiente fica comprometida. Em casos mais extremos, até mesmo problemas trabalhistas podem ser gerados, tendo em vista a possibilidade de o funcionário questionar as atribuições de sua vaga e questionar as demandas que lhe eram atribuídas;
• No plano financeiro, os problemas podem ser ainda mais impactantes no curto prazo e envolvem desde o não pagamento de contas em dia (ou o pagamento a mais/duplicado), até mesmo uma falta de clareza quanto aos rumos e as possibilidades de crescimento do negócio.

Embora trate-se de uma situação hipotética, o exemplo é factível com a realidade de muitas pequenas e médias empresas brasileiras e demonstra o quão importante é a implementação de controles internos para o dia a dia de um negócio.

Tudo isso porquê, mediante a ausência de conhecimentos técnicos ou a incompreensão de todos os processos de um negócio, falhas na condução de questões financeiras e operacionais costumam ser frequentes e tendem a atrasar o avanço de qualquer organização. Sendo assim, quando pensamos no fortalecimento de pequenos e médios negócios no mercado, é fundamental termos em mente que, os controles internos fazem parte de qualquer noção básica de gestão eficaz.

Apenas para rememorarmos, controles internos podem ser compreendidos como uma série de medidas que envolvem recursos financeiros, físicos e humanos. Quando aplicados de forma correta dentro de uma instituição, eles têm como fim a promoção de resultados eficazes em atividades operacionais, e são capazes de proteger o patrimônio, salvaguardar os bens e os direitos quanto a possíveis erros e fraldes, além de poderem, ainda, identificar falhas no andamento das atividades para que sejam corrigidas a tempo.

O processo de controle interno tem início com um planejamento do gestor, apontando qual(ais) setor(es) dentro de seu negócio corre(m) maior(es) risco de falhas. A partir disso, buscam-se, então, possíveis meios, definindo instruções e estabelecendo quem será capaz de solucionar tais lapsos. Após essa etapa, é necessária uma avaliação para uma análise dos resultados, para que, finalmente, ações corretivas possam ser tomadas.

Nesse sentido, direcionar investimentos para os controles internos, inclusive no âmbito das pequenas e médias empresas é crucial. Uma vez estabelecidos, benefícios poderão ser percebidos com o andamento do negócio e envolvem desde o controle da perda de recursos com retrabalho e processos incorretos, até uma maior dinâmica organizacional com definição clara de responsabilidades e rotinas.

Com o apoio de uma consultoria, é possível, ainda, direcionar os controles internos para profissionais especializados no tema, abrindo caminho para que os gestores de uma empresa consigam concentrar suas energias e esforços no core business do negócio e fazendo com que o tão sonhado crescimento, enfim, torne-se uma realidade possível.

*Carlos Miyahira é sócio da Grounds e especialista na área contábil, com experiências em processos de aquisição e venda de empresas e operações, do ponto de vista do Comprador (Due Diligence) e do Vendedor (Vendor Due Diligence), e em consultoria no processo de pós-aquisição.