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Os desafios da implantação do eSocial nas PMEs

Por Katherine Coutinho

Em julho de 2018 as pequenas e médias empresas começarão a enviar suas informações ao eSocial, projeto do governo federal que unifica o envio de dados pelo empregador em relação aos seus empregados. Mas, apesar de o prazo já estar bem apertado, ainda restam muitas dúvidas entre os empresários acerca deste braço do Sped.

A ideia do fisco é quem com a implantação do eSocial e outros mecanismos eletrônicos, o governo consiga acessar em tempo real as informações cadastrais das empresas, todos os dados dos empregados, impostos, admissões, rescisões, férias, pagamentos, afastamentos, débitos, bônus, processos, parcelamentos, entre outros. Por isso, o Portal Dedução entrevistou Francisco Pereira, diretor da área Trabalhista da BDO sobre o assunto. Confira:

Como as empresas estão se adequando aos prazos do eSocial?

O eSocial é um projeto do Governo Federal que foi instituído e regulamentado pelo Decreto nº 8.373/2014, se tornando obrigatório a partir de janeiro de 2018, ou seja, já é uma realidade para algumas empresas brasileiras. Atualmente vem sendo utilizado pelos empregadores domésticos e pelas empresas que faturaram mais que 78 milhões no ano de 2016.

A partir de julho de 2018 a adoção ao eSocial será realizada pelas demais empresas, incluindo micros e pequenas empresas e MEIs (Microempreendedores Individuais) que possuam empregados. Já para os órgãos públicos, o eSocial se tornará obrigatório a partir janeiro de 2019.

Em geral, as empresas vêm enfrentando muitas dificuldades para a adequação ao ambiente nacional do eSocial. Desde a publicação do projeto, foram realizadas muitas mudanças nos prazos e no layout, causando dificuldades de atualizações de dados, parametrizações nos sistemas, treinamentos e adoção de procedimentos/processos internos.

Ainda há muitas incoerências?

Ainda existem muitas dúvidas e incoerências na implantação do eSocial, e na atualização dos sistemas, sendo que na maioria das vezes, o grande problema enfrentado pelas empresas é na qualificação cadastral de seus empregados, pois estas informações deverão coincidir com os registros da Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (CPF, nome completo, nascimento e NIS). Vale lembrar que, visando dirimir esta dificuldade, o governo disponibilizou no portal do eSocial uma ferramenta para a consulta destas inconsistências, facilitando a identificação e saneamento de possíveis divergências.

Outra medida adotada pelo governo foi o faseamento para a implantação do eSocial, facilitando assim a adaptação das empresas às novas exigências.

Cronograma de implantação:

Fases Procedimentos Grandes empresas (*) Demais empresas (**) Órgãos públicos
1 Cadastros do empregador e tabelas Janeiro/18 Julho/18 Janeiro/19
2 Dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas Março/18 Setembro/18 Março/19
3 Folha de pagamento Maio/18 Novembro/18 Maio/19
4 Substituição da GFIP e compensação cruzada Julho/18 Janeiro/19 Julho/19
5 Dados de segurança e saúde do trabalhador Janeiro/19 Janeiro/19 Julho/19

(*) Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões

(**) Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados)

Como as PMEs devem encarar este novo sistema?

Primeiramente será necessário que o empregador entenda que a legislação não foi alterada e que não foram criadas novas obrigações para o envio ao governo. O eSocial é uma plataforma que visa simplificar o processo de envio das informações já existentes, garantindo o direito dos empregados com a imposição de uma maior transparência fiscal para o recolhimento dos tributos.

Para as PMEs, a partir de julho de 2018, respeitando o faseamento, todas as informações serão coletadas e armazenadas no ambiente nacional do eSocial dos quais serão acessadas via “on line” pelos órgãos federais, motivo pelo qual o processo deve ser levado com seriedade e transparência, visando evitar multas e implicações futuras.

Qual será a principal vantagem do eSocial para estes pequenos e médios negócios?

Superando as dificuldades e os custos iniciais para a implantação e treinamento de pessoas e setores envolvidos com o eSocial, o processo se tornará mais simples, pois a burocracia e o tempo dispendido pelos operadores serão reduzidos. Na prática, será instituída uma forma mais simples, econômica e eficiente para que as empresas cumpram suas obrigações tributárias, trabalhistas ou previdenciárias.

Para os contadores, este é um momento interessante para a captação de novos clientes. Mas há uma dúvida sobre como cobrar de clientes que já estão na sua carteira e precisarão aderir ao serviço. Como fazê-lo para não perder o cliente nem sair no prejuízo?

Neste momento é de suma importância que o contador aja com muita honestidade e transparência com seus clientes. Deverão ser discutidos individualmente com cada empresa o tempo e os procedimentos que serão adotados para adequação e implantação do eSocial. Como dito anteriormente, não foram criadas novas obrigações, porém foram alteradas a forma de envio e recebimento das mesmas junto ao governo, tendo o contador que analisar, incluir e atualizar os seus bancos de dados, além de seus sistemas operacionais, ocasionando neste primeiro momento um custo superior ao normalmente praticado.

Acredito que as formalizações de aditivos contratuais seriam justificáveis para o saneamento destes acréscimos de horas e procedimentos a serem seguidos.

Com o eSocial, provavelmente será preciso organizar uma escala de prontidão para casos de acidente de trabalho, por exemplo, que deverá ser informado praticamente em tempo real. Como o Contador pode administrar isso junto ao seu cliente?

De acordo com o manual de implantação do eSocial o prazo de envio da comunicação do acidente de trabalho deve ser até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato, portanto o contador deverá alinhar com o seu cliente suas necessidades extemporâneas, formalizando um aditivo contratual, que vise evitar prejuízos com as horas extras e/ou noturnas dispendidas pela sua equipe para o cumprimento da legislação em vigor e confecção do CAT.

Qual é o maior desafio para os profissionais da Contabilidade neste momento?

Além de todas as exigências já existentes da categoria, o profissional de contabilidade deverá se manter constantemente atualizado perante o eSocial, isso significa que o mesmo deverá contribuir diretamente na mudança de cultura de seus profissionais e clientes, participando da capacitação e integração de todos os departamentos envolvidos no projeto, como por exemplo, Fiscal, Contábil, Financeiro, Informática, Trabalhista, Jurídico e outros.

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