PMEs: 4 formas de otimizar o espaço do escritório

Para uma PME, ocupar o escritório com caixas de arquivos pode ser a diferença entre dobrar a capacidade da empresa ou não. Um espaço de 4 m², que armazena 200 caixas e poderia ser aproveitado com mesas de funcionários, por exemplo, custa R$ 400, tomando como base o valor do aluguel por metro quadrado nas regiões da Paulista, Faria Lima ou Pinheiros. Nesse contexto, a terceirização da armazenagem com companhias especializadas, como a Boomerang File (www.boomerangfile.com.br), aparece como uma solução para economizar e permitir o crescimento do negócio.

No exemplo dado, para guardar os mesmos arquivos com a Boomerang File, o valor cai para R$ 169 mensais, uma economia de quase 60%. “Também é mais em conta do que optar pelos famosos self-storages, que praticam preços similares ao custo de manter as caixas dentro do escritório mesmo”, conta Waldir Barrella, um dos idealizadores do negócio. “Ainda prestamos serviços auxiliares como retirada, entrega, digitalização e organização dos documentos”, completa.

Outras dicas para otimizar o espaço do escritório são:

– Alugar uma mesa para terceiros – a Deskify (http://deskify.com.br) já oferece o serviço.

– Locação de salas de reunião por hora ou diária, quando necessário, em vez de possuir uma. A Regus (www.regus.com.br) disponibiliza mais de três mil opções no Brasil e no mundo.

– Contar com um escritório virtual no lugar de um físico, como o skyOffice (www.skyoffice.com.br).

Saiba mais sobre armazenagem externa de documentos
Por trabalhar exclusivamente com documentos, uma empresa especializada oferece as condições ideias para manter a integridade dos arquivos. Na Boomerang File, por exemplo, eles são guardados em estantes próprias e com um sistema de segurança sofisticado. O galpão onde ficam é monitorado 24h por câmeras e constantemente dedetizado, o piso contém um composto antichamas e a iluminação interna é feita apenas por luzes de LED 12 volts, que não geram fagulhas.

Cada caixa armazenada recebe um código de barras e é cadastrada individualmente no sistema, onde é possível descrever seu conteúdo, facilitando buscas futuras. “Se precisar acessar algum documento, o cliente pode solicitar o serviço de entrega da caixa toda ou apenas do arquivo desejado, ou pedir que ele seja digitalizado e enviado por e-mail”, comenta Giampaolo Piraino, outro sócio do negócio.